OPERAÇÕES FINANCEIRAS DE  TESOURARIA

Estrutura típica de tesouraria

Medidas  para melhorar  a execução de processos de contas a pagar e receber

Estrutura típica de tesouraria

As principais operações financeiras numa   tesouraria são contas a receber, contas a pagar, captação e aplicação de recursos financeiros.

Negociação com clientes e fornecedores em torno de descontos por conta de mudanças nos prazos de  recebimentos e pagamentos   são  operações financeiras  complementares  numa tesouraria.

Todas as   operações mencionadas  são interdependentes e se  interligam  por meio do fluxo de caixa financeiro, que é uma das principais ferramentas de apoio às decisões da tesouraria.

- Contas a pagar e receber

As operações de pagamento e recebimento    precisam    observar  três princípios básicos: agilidade operacional, confiabilidade  e  economia.

 A crescente informatização das operações de pagamento e recebimento -  nota fiscal eletrônica, sistemas ERP e internet -  agilizam  sua execução. Por outro lado, os aspectos tributários envolvidos, principalmente a  expansão das    retenções tributárias sobre   pagamentos realizados agem no sentido inverso, trazendo maior carga  operacional para contas a pagar e receber.

 A combinação adequada entre agilidade operacional e confiabilidade tem conseqüência econômica: o custo de pagar e receber. Por exemplo, se a confiabilidade de execução for a única meta  de contas a pagar, a agilidade operacional ficará comprometida, exigindo maiores prazos  para processamento dos pagamentos. Este fato por sua vez, tende a elevar muitos preços pagos pela empresa ao comprar produtos ou contratar serviços.

A distribuição dos pagamentos    e recebimentos ao longo do mês tem influência sobre o formato do fluxo de caixa que por sua vez pode influir sobre o custo de captação ou o retorno das aplicações financeiras.

Do ponto de vista estritamente econômico, um fluxo de caixa com variações significativas em dias isolados do mês tende a ser desvantajoso, aumentando o custo de captação ou reduzindo o retorno das aplicações das sobras de caixa.

- Captação de recursos financeiros

 Esta é uma das operações financeiras mais presentes no dia a dia de uma tesouraria. Existe uma variedade de linhas de crédito à disposição das empresas com custos diferenciados.

Quando existe uma adequada programação de captação de recursos financeiros, os respectivos custos financeiros tendem a ser menores.

O fator chave para que a organização tenha uma adequada programação de captação de recursos financeiros é seu fluxo de caixa financeiro.

Se o fluxo de caixa financeiro é muito imprevisível, haverá necessidade de a organização dispor de linhas de crédito como maior índice de  compromisso  por parte dos bancos, característica que torna os custos mais elevados.

- Aplicação de recursos financeiros

As aplicações temporárias de sobras de caixa são dirigidas aos ativos financeiros de baixo risco e alta liquidez.

Uma mais vez que o fator risco é considerado mandatório, apenas a liquidez das aplicações financeiras pode de alguma forma ser administrada de modo a se obter uma determinada meta de rentabilidade.

Como regra, quanto maior a liquidez de um ativo financeiro, menor será sua rentabilidade. Acrescente-se a isso, o fato de que o IOF penaliza fortemente as aplicações financeiras de curtíssimo prazo, chegando a 96% dos rendimentos para as aplicações por uma dia de prazo.

 Assim, também nas aplicações financeiras, o fluxo de caixa financeiro tem um papel muito relevante em relação aos resultados financeiros obtidos. Um fluxo de caixa pouco preciso terá como consequência a necessidade elevadas margens de segurança. Isto significa deixar um maior volume de recursos financeiros ociosos  ou aplicações financeiras com prazo de aplicação mais curto e a consequente redução de rentabilidade.

- Negociação com clientes e fornecedores

Em virtude da grande diferença entre as taxas de captação e de aplicação verificadas no Brasil, existe um espaço  grande para que as empresas negociem descontos com seus clientes e fornecedores, fazendo operações financeiras mutuamente vantajosas.

Para citar um exemplo, consideremos um fornecedor que  dá trinta dias de prazo de pagamento para um cliente. Este por sua vez, busca descontar a duplicata correspondente, digamos a 3,5% ao mês. O cliente  pode ter uma aplicação financeira rendendo 1% ao mês. Assim, antecipar o pagamento ao fornecedor obtendo uma taxa de desconto de 2,5% ao mês, é interessante para ambos. A organização compradora   trocará uma taxa de aplicação de 1% ao mês por outra (desconto)  de aproximadamente 2,5% ao mês.  A organização fornecedora trocará uma taxa de desconto de duplicatas de 3,5% ao mês por uma taxa de desconto de 2,5% ao mês dada à compradora.

Medidas  para melhorar  a execução de processos de contas a pagar e receber

Os processos de contas a pagar e receber   formam o núcleo da tesouraria das organizações. Independentemente de seu  porte ou  setor de atuação, todas as organizações têm  processos de contas a pagar e receber que tendem, por diversos motivos, a funcionar de forma insatisfatória.

 As medidas seguintes se destinam a melhorar a execução dos  processos de contas a pagar e receber, sob os aspectos de confiabilidade, velocidade de execução e custo operacional.

 1. Restringir  ao máximo a utilização de procedimentos excepcionais.

 Todo procedimento excepcional  gera perda de eficiência pois requer um tratamento especial, gerando um custo adicional.

 2. Buscar a padronização de procedimentos.

 A padronização de procedimentos elimina situações atípicas que são grandes consumidorsd de recursos operacionais.  Quanto mais uniformes  forem os procedimentos de contas a pagar e receber melhor será o funcionamento dessas áreas. Essa recomendação é decorrente daquela contida no item anterior.

 3. Reduzir erros para evitar o retrabalho.

 Todo erro implica em algum tipo de retrabalho com impactos sobre o tempo de execução e custo final. Assim, reduzir erros, ainda que à primeira vista possa implicar em  perda de velocidade na execução, acaba tendo um resultado final melhor.  

 4. Fazer um inventário estatístico dos erros de operação e suas causas.

 É importante  conhecer  os principais erros operacionais de contas a pagar e receber na organização, além de buscar a identificação de suas causas. Com essas medidas, é possível encontrar as soluções mais indicadas.

5. Buscar continuamente a simplificação  em todos os  processos de pagamento e recebimento. 

 Simplificação das atividades de pagamento e recebimento devem  ser buscada  continuamente por todos aqueles envolvidos no processo de contas a pagar e receber. Essa medida vai muito além da informatização e  contém um imenso potencial para aumento da velocidade operacional e de redução de custos.

 6. Limitar  as datas para realização de pagamentos a fornecedores.

 Esse procedimento dá mais racionalidade ao processo de contas a pagar e contribui  para melhorar as  previsões para o fluxo de caixa.

 7. Restringir a realização de pagamentos urgentes.

 É muito recomendável a limitação de pagamentos urgentes, prática nefasta, mas bastante disseminada nas organizações. Progressivamente, eles podem ir sendo reduzidos sem maiores conseqüências para o funcionamento da organização.

 8. Usar a conciliação bancária eletrônica juntamente com  processos recebimento bem organizados.

 A conciliação bancária eletrônica, realizada pelo sistema ERP será muito agilizada quando a quantidade de lançamentos de origem desconhecida (depósitos de terceiros,  principalmente) nas contas correntes for reduzida. Para isso, é necessária a adoção de procedimentos bem planejados de recebimento.

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