Palestras: Planejamento Financeiro Pessoal                      Redução de Custos

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OPERAÇÕES FINANCEIRAS DE  TESOURARIA

Estrutura típica de tesouraria

Fluxo de trabalho numa  tesouraria  típica

Medidas  para melhorar  a execução de processos de contas a pagar e receber

Conciliação bancária: como  agilizar sua execução


Estrutura típica de tesouraria

As principais operações financeiras numa   tesouraria são contas a receber, contas a pagar, administração do fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros.

Negociação com clientes e fornecedores em torno de descontos por conta de mudanças nos prazos de  recebimentos e pagamentos   são  operações financeiras  complementares  numa tesouraria.

Todas as   operações mencionadas  são interdependentes e se  interligam  por meio do fluxo de caixa financeiro, que é uma das principais ferramentas de apoio às decisões da tesouraria.

- Contas a pagar e receber

As operações de pagamento e recebimento    precisam    observar  três princípios básicos: agilidade operacional, confiabilidade  e  economia.

 A crescente informatização das operações de pagamento e recebimento -  nota fiscal eletrônica, sistemas ERP e internet -  agilizam  sua execução. Por outro lado, os aspectos tributários envolvidos, principalmente a  expansão das    retenções tributárias sobre   pagamentos realizados agem no sentido inverso, trazendo maior carga  operacional para contas a pagar e receber.

 A combinação adequada entre agilidade operacional e confiabilidade tem conseqüência econômica: o custo de pagar e receber. Por exemplo, se a confiabilidade de execução for a única meta  de contas a pagar, a agilidade operacional ficará comprometida, exigindo maiores prazos  para processamento dos pagamentos. Este fato por sua vez, tende a elevar muitos preços pagos pela empresa ao comprar produtos ou contratar serviços.

A distribuição dos pagamentos    e recebimentos ao longo do mês tem influência sobre o formato do fluxo de caixa que por sua vez pode influir sobre o custo de captação ou o retorno das aplicações financeiras.

Do ponto de vista estritamente econômico, um fluxo de caixa com variações significativas em dias isolados do mês tende a ser desvantajoso, aumentando o custo de captação ou reduzindo o retorno das aplicações das sobras de caixa.

- Administração do fluxo de caixa

O fluxo de caixa  faz, em circunstâncias normais, a ligação entre as projeções de recebimento e pagamento e as decisões de captação e aplicação de recursos financeiros.

Em situações especiais, notadamente quando a empresa está com grandes dificuldades financeiras, o fluxo de caixa pode ser usado para definir os pagamentos a serem realizados.

Para que a tesouraria funcione eficazmente, é imprescindível que ela disponha de fluxo de caixa.  O ideal é ter dois fluxos de caixa. Um  de curto prazo, em base diária, cobrindo pelo menos um mês à frente e outro de médio prazo, em base mensal, cobrindo doze meses à frente.

O maior desafio da tesouraria na administração do fluxo de caixa é obter um razoável grau de acerto nas previsões realizadas. É considerado satisfatório o fluxo de caixa que tem uma margem de erro até 15%. Significa um  grau de acerto de pelo menos 85% entre a primeira projeção efetuada e os valores efetivamente realizados.

- Captação de recursos financeiros

 Esta é uma das operações financeiras mais presentes no dia a dia de uma tesouraria. Existe uma variedade de linhas de crédito à disposição das empresas com custos diferenciados.

Quando existe uma adequada programação de captação de recursos financeiros, os respectivos custos financeiros tendem a ser menores.

O fator chave para que a organização tenha uma adequada programação de captação de recursos financeiros é seu fluxo de caixa financeiro.

Se o fluxo de caixa financeiro é muito imprevisível, haverá necessidade de a organização dispor de linhas de crédito como maior índice de  compromisso  por parte dos bancos, característica que torna os custos mais elevados.

- Aplicação de recursos financeiros

As aplicações temporárias de sobras de caixa são dirigidas aos ativos financeiros de baixo risco e alta liquidez.

Uma mais vez que o fator risco é considerado mandatório, apenas a liquidez das aplicações financeiras pode de alguma forma ser administrada de modo a se obter uma determinada meta de rentabilidade.

Como regra, quanto maior a liquidez de um ativo financeiro, menor será sua rentabilidade. Acrescente-se a isso, o fato de que o IOF penaliza fortemente as aplicações financeiras de curtíssimo prazo, chegando a 96% dos rendimentos para as aplicações por uma dia de prazo.

 Assim, também nas aplicações financeiras, o fluxo de caixa financeiro tem um papel muito relevante em relação aos resultados financeiros obtidos. Um fluxo de caixa pouco preciso terá como consequência a necessidade elevadas margens de segurança. Isto significa deixar um maior volume de recursos financeiros ociosos  ou aplicações financeiras com prazo de aplicação mais curto e a consequente redução de rentabilidade.

- Negociação com clientes e fornecedores

Em virtude da grande diferença entre as taxas de captação e de aplicação verificadas no Brasil, existe um espaço  grande para que as empresas negociem descontos com seus clientes e fornecedores, fazendo operações financeiras mutuamente vantajosas.

Para citar um exemplo, consideremos um fornecedor que  dá trinta dias de prazo de pagamento para um cliente. Este por sua vez, busca descontar a duplicata correspondente, digamos a 3,5% ao mês. O cliente  pode ter uma aplicação financeira rendendo 1% ao mês. Assim, antecipar o pagamento ao fornecedor obtendo uma taxa de desconto de 2,5% ao mês, é interessante para ambos. A organização compradora   trocará uma taxa de aplicação de 1% ao mês por outra (desconto)  de aproximadamente 2,5% ao mês.  A organização fornecedora trocará uma taxa de desconto de duplicatas de 3,5% ao mês por uma taxa de desconto de 2,5% ao mês dada à compradora.


Fluxo de trabalho numa  tesouraria  típica

Nos tópicos seguintes estão listadas as principais atividades desenvolvidas numa tesouraria típica, composta, por hipótese, pelas áreas de contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros

 A descrição apresentada é um dos formatos mais utilizados na estruturação de uma tesouraria, mas não pretende servir como  padrão.

1. Contas a Receber

 Realização da análise de cadastro e análise financeira

 Envio (físico ou eletrônico) dos títulos a receber para cobrança bancária.

 Recebimento do banco do  retorno das informações de cobrança (baixas, confirmação de entrada, envio para cartório, títulos devolvidos etc.).

 Realização da conciliação bancária das operações de cobrança.

 Alimentação do fluxo de caixa com o valor dos títulos emitidos contra clientes.

 Contato com clientes em atraso para fins de aviso ou cobrança amigável.

 Emissão de relatórios de controle de cobrança.

 Envio (físico ou eletrônico)  de documentos ou dados de recebimento para  contabilidade, custos e orçamento.

 Conferência dos   débitos em conta corrente referentes a tarifas bancárias de cobrança.

 2. Contas a pagar

 

 Recebimento,  conferência e agendamento de pagamento dos documentos de cobrança emitidos por fornecedores.

 Recebimento e agendamento (manual ou eletrônico) de guias para pagamento de impostos.

Preparação de cheques ou documentos bancários para liquidação de pagamentos.

 Realização da conciliação bancária das operações de pagamento.

 Alimentação do fluxo de caixa com o valor dos pagamentos programados.

 Envio (físico ou eletrônico)   de documentos ou dados de pagamento para contabilidade,

custos e orçamento.

 Conferência do valor dos débitos referentes a tarifas bancárias e encargos financeiros e tributários  de operações de crédito.

 3. Fluxo de caixa

 

 Recebimento (físico ou eletrônico) dos dados totalmente prontos  de entradas e saídas de caixa.

 Ajuste sobre os dados parcialmente prontos de entradas e saídas de caixa.

 Recebimento de dados projetados de entradas e saídas de caixa das áreas pertinentes.

 Elaboração de projeções de dados de entrada e saída de caixa.

 Consolidação da posição bancária diária da empresa.

 Fechamento diário do caixa.

 Realização de simulações (cenários) com o fluxo de caixa.

 Elaboração de análises e comentários sobre as principais informações fornecidas pelo fluxo de caixa.

 Geração de previsões para  programar a aplicação ou captação de recursos.

 

 4. Aplicações financeiras

 

 Recebimento da projeção de sobras de caixa  gerada pelo fluxo de caixa.

 Definição do destino das sobras de caixa (antecipação de pagamentos a fornecedores, aplicações financeiras, pré-pagamento de dívidas etc.).

 Realização de aplicação ou resgate.

 Recebimento ou geração do relatório de receitas financeiras para uso pela contabilidade ou setor fiscal para fins de cálculo dos tributos federais.

 

 5. Captação de recursos financeiros

 

 Recebimento da projeção das insuficiências  de caixa  gerada pelo fluxo de caixa.

 Definição dos instrumentos de captação a serem usados para cobertura de eventuais déficits de caixa.

 Apuração do custo efetivo das linhas de créditos a serem usadas e outras opções para fechamento do caixa (suspensão ou atraso  de pagamentos a fornecedores, de tributos etc.).

 Geração de relatórios de endividamento para os diversos usuários internos.
 

Medidas  para melhorar  a execução de processos de contas a pagar e receber

Os processos de contas a pagar e receber   formam o núcleo da tesouraria das organizações. Independentemente de seu  porte ou  setor de atuação, todas as organizações têm  processos de contas a pagar e receber que tendem, por diversos motivos, a funcionar de forma insatisfatória.

 As medidas seguintes se destinam a melhorar a execução dos  processos de contas a pagar e receber, sob os aspectos de confiabilidade, velocidade de execução e custo operacional.

 1. Restringir  ao máximo a utilização de procedimentos excepcionais.

 Todo procedimento excepcional  gera perda de eficiência pois requer um tratamento especial, gerando um custo adicional.

 2. Buscar a padronização de procedimentos.

 A padronização de procedimentos elimina situações atípicas que são grandes consumidorsd de recursos operacionais.  Quanto mais uniformes  forem os procedimentos de contas a pagar e receber melhor será o funcionamento dessas áreas. Essa recomendação é decorrente daquela contida no item anterior.

 3. Reduzir erros para evitar o retrabalho.

 Todo erro implica em algum tipo de retrabalho com impactos sobre o tempo de execução e custo final. Assim, reduzir erros, ainda que à primeira vista possa implicar em  perda de velocidade na execução, acaba tendo um resultado final melhor.  

 4. Fazer um inventário estatístico dos erros de operação e suas causas.

 É importante  conhecer  os principais erros operacionais de contas a pagar e receber na organização, além de buscar a identificação de suas causas. Com essas medidas, é possível encontrar as soluções mais indicadas.

5. Buscar continuamente a simplificação  em todos os  processos de pagamento e recebimento. 

 Simplificação das atividades de pagamento e recebimento devem  ser buscada  continuamente por todos aqueles envolvidos no processo de contas a pagar e receber. Essa medida vai muito além da informatização e  contém um imenso potencial para aumento da velocidade operacional e de redução de custos.

 6. Limitar  as datas para realização de pagamentos a fornecedores.

 Esse procedimento dá mais racionalidade ao processo de contas a pagar e contribui  para melhorar as  previsões para o fluxo de caixa.

 7. Restringir a realização de pagamentos urgentes.

 É muito recomendável a limitação de pagamentos urgentes, prática nefasta, mas bastante disseminada nas organizações. Progressivamente, eles podem ir sendo reduzidos sem maiores conseqüências para o funcionamento da organização.

 8. Usar a conciliação bancária eletrônica juntamente com  processos recebimento bem organizados.

 A conciliação bancária eletrônica, realizada pelo sistema ERP será muito agilizada quando a quantidade de lançamentos de origem desconhecida (depósitos de terceiros,  principalmente) nas contas correntes for reduzida. Para isso, é necessária a adoção de procedimentos bem planejados de recebimento.


Conciliação bancária: como  agilizar sua execução

 A Conciliação Bancária é uma tarefa executada pelo setor financeiro das pessoas jurídicas, independente do porte, setor  de atuação e natureza jurídica.

A função básica da conciliação bancária é conferir os registros efetuados pelos  bancos nas contas correntes da organização, com os seguintes objetivos:

- Identificar   erros praticados pelos bancos.

- Apurar o saldo real da conta bancária (normalmente esse saldo não é nem aquele  informado pelo banco nem o que consta do relatório de controle  financeiro (RCF)  da organização.

- Identificar eventuais erros cometidos pela organização no registro dos eventos que geram  movimentações da conta bancária.

Embora seja apenas uma atividade rotineira de controle, a conciliação bancária pode exigir uma quantidade de trabalho expressiva, o que costuma deixá-la atrasada em muitas organizações.

O método tradicional de conciliação bancária é aquele em que são usados o RCF  e o extrato bancário, e  as transações são conferidas manualmente, uma a uma, usando-se o método “tica lá, tica cá”. Este método é normalmente seguro, mas pode ser  um grande consumidor de tempo.

Uma  alternativa para  agilização da conciliação bancária é fazê-la por meio do sistema informatizado, usando um processo que às vezes é chamado de conciliação eletrônica ou automática.

Entretanto, mesmo um sistema informatizado que faça a conciliação bancária automática, pode não apresentar  agilidade satisfatória quando pelo menos uma das seguintes situações seguintes ocorre com muita frequência:

- Depósitos não identificados nas contas da organização.

- Cheques emitidos  pela organização, mas  apresentados para depósitos com atraso por parte dos favorecidos.

- Cobrança  agrupada de encargos financeiros sobre operações de crédito.

Uma vez que o processo de conciliação bancária funciona essencialmente com a identificação de campos iguais (geralmente dois) nas duas bases  de informação -   RCF e extrato bancário – os eventos financeiros não listados simultaneamente no RCF e no extrato bancário não podem ser checados, o que gera pendências no processo de conciliação.

Em face do exposto, para agilizar a conciliação bancária é  preciso  diminuir a ocorrência de eventos descasados nas duas bases de informação, principalmente no RCF. Isso exige boa articulação do setor financeiro com outros setores  da organização, principalmente o setor comercial.

Mesmo não dispondo de um sistema informatizado que execute a conciliação bancária automática, a organização pode fazê-la com planilhas, sendo a automatização da conciliação realizada com  macros. A parte mais trabalhosa consistirá na digitação na planilha do número do documento que identifica o evento financeiro,  da mesma forma  que aparecerá no extrato bancário. Em alguns casos, esse número é composto de dois campos do documento bancário de entrada de dados (um recibo de depósito bancário, por exemplo)  acrescido de um dígito extra. Essa mesma dificuldade afeta os sistemas informatizados de qualquer tipo.

Do que foi exposto se conclui que não basta ter um bom sistema informatizado para o que o trabalho de conciliação bancária seja executado com agilidade. É preciso adotar  adequadas práticas operacionais – financeiras, comercias e de compra. Do contrário a conciliação bancária continuará sendo grande consumidora de tempo e a origem  de problemas para o setor financeiro e outros que a ele estejam interligados.

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