Treinamento e Consultoria

REDUÇÃO DE CUSTOS

Redução de custos - visão geral

Medidas para redução de custos

 REDUÇÃO DE CUSTOS - VISÃO GERAL

As empresas implantam programas de redução de custos de duas formas: espontânea e compulsória.

A redução de custos espontânea é buscada antes de qualquer sinal de crise atingir a empresa. Ela visa manter ou conseguir uma vantagem competitiva. Seus efeitos são tipicamente expansionistas e, em geral, não sofre restrições por parte dos colaboradores.

Já a redução de custos compulsória tem características opostas à redução espontânea. Geralmente é implantada diante de crise financeira e seu objetivo é a sobrevivência da empresa. Está baseada no corte de custos e uma vez que áreas vitais para a geração de receita podem ser atingidas, a eficácia dessa forma de redução de custos é incerta.

Segundo Michael Porter, uma empresa pode conseguir vantagem competitiva sustentável por meio de custos ou de diferenciação. Ele ressalta que mesmo quando a opção da empresa é pela diferenciação, os custos não podem ser esquecidos.

Interessante notar que no Brasil há vários casos emblemáticos de empresas diferenciadoras, antes líderes em seus mercados , e que nos últimos anos têm experimentado resultados desapontadores. Sintomaticamente, essas empresas vêm perdendo mercado para concorrentes focados no custo.

A metáfora criada por Edmar Bacha, segundo a qual o Brasil teria os contornos de uma imaginária Belíndia (uma parte pequena e rica seria semelhante à Bélgica e a outra, grande e pobre, parecida com a Índia), ajuda a entender a importância de uma empresa ser competitiva em termos de custo em nosso país.

No Brasil, os anos de inflação alta e o fechamento da economia por muito tempo, foram os principais causadores da pouca atenção que as empresas dispensavam aos custos. Com frequência, encontrávamos empresas numa situação surrealista: não tinham custos competitivos nem eram diferenciadoras.

Mesmo em nível internacional, o custo tem sido um fator fundamental para as empresas. É sabido que a pujança da Wall Mart está fortemente enraizada em reduzidos custos de pessoal e de aquisição junto a fornecedores. AMD e AIRBUS são outros exemplos de como o custo pode mudar a face de um setor empresarial.

Supondo que a empresa tenha se conscientizado da importância de ter competitividade em custos, como atingir essa meta? Este é um dos grandes desafios estratégicos para qualquer organização. É uma missão maior para seus administradores.

Várias podem ser as opções para obtenção de competitividade em custos. Determinadas opções, entretanto, estão presentes em todo processo de redução de custos. As principais são:

1. Otimização da qualidade em todos os processos da empresa.

Qualidade ótima é aquela que atende às expectativas dos clientes ao menor custo. É um conceito bastante diferente de qualidade a custo mínimo ou qualidade máxima ao custo que for necessário. Abrange pessoas, processos, produtos e serviços. Em determinados setores empresariais, as empresas nunca serão encantadoras de clientes. Elas acreditam que  tentar assegurar a satisfação total dos clientes seria economicamente inviável. Geralmente são empresas grandes, com uma grande carteira de clientes e com atuação predominante no setor de serviços. Costumam encabeçar a lista de queixas nos órgãos de defesa do consumidor. Entretanto, existe um nível mínimo de qualidade a ser oferecido sob pena de incorrerem em perdas marginais. O custo de recuperar um cliente insatisfeito é comprovadamente maior do que o custo de conquistá-lo.

2. Atenção ao custo global

Dada a inter-relação entre os vários tipos de custo de uma empresa, a meta a ser buscada, depois de atendidas determinadas restrições, deveria ser a minimização do custo total. Em algumas situações este procedimento é bem compreendido. Por exemplo, na escolha da localização de uma planta industrial são pesados, além das restrições qualitativas, os custos tributários, de logística, de pessoal etc. Naturalmente, a localização ótima será aquela que conduz ao menor custo total para a empresa. Em outros casos, entretanto, o custo total pode estar sendo ignorado. Por exemplo, devido a dificuldades financeiras, uma empresa pode optar pela compra de um equipamento mais barato sem considerar sua vida útil e os custos operacionais envolvidos. O custo final poderá ser bem mais elevado do que outra opção de investimento inicial maior.

3. Compreensão da relação entre custo, preço e receita.

O custo influi na decisão de vender a determinado preço e este afeta o volume vendido por meio da elasticidade-preço da procura. Consequentemente, a receita da empresa também é afetada.  Quando a empresa reduz o custo de um produto ou serviço, também pode reduzir o preço de venda, aumentar a quantidade vendida  e obter um  acréscimo na receita líquida. O ponto ótimo de redução de custo é aquele onde a receita líquida  para de crescer.  Investimentos adicionais em redução de custos não trariam receita líquida adicional. 

4. Aprimoramento da qualidade de dados e de informações de custo.

Esta opção exige coragem para rejeitar metodologias tradicionais -  ineficazes para apuração e análise de custos - e capacidade para avaliar criticamente metodologias novas e aplaudidas. Em um número expressivo de empresas, os dados de custo são apresentados em relatórios burocráticos de utilidade questionável. Saber quanto custa realmente um produto ou serviço  não é tarefa trivial.

5. Exploração de toda a potencialidade da Análise de Valor

A análise de valor, apesar de já ter mais de sessenta anos, ainda é a grande opção para redução de custos. Mesmo quando aparentemente não está sendo utilizada num determinado processo de redução de custos, a observação mais cuidadosa mostrará que a essência da análise de valor estará por trás da metodologia usada. A análise de valor fornece uma combinação insuperável de técnica e arte para lidar com problemas de custo elevado.

6. Crença de que todo custo é redutível

 Uma das principais restrições ao processo de redução de custos é um argumento bastante conhecido: o custo está no limite, não há mais o que reduzir. Toda empresa que tenha enfrentado e vencido uma crise financeira sabe não há custo irredutível. O que muitas vezes acontece é que o objetivo  de reduzir custos não é uma decisão firme. É apenas uma vaga intenção, um balão de ensaio. As fortes reações dos setores envolvidos (produção, vendas, administração etc.) se encarregarão de boicotar  o frágil projeto de redução de custos.

Das seis opções citadas para redução de custos, as três primeiras são essencialmente processos de otimização. Significam identificar a melhor forma de conduzir tarefas ou processos. A quarta opção destaca a importância de saber corretamente quanto custa e porque custa. A quinta indica o caminho mais eficaz para fazer custar. A última opção ressalta a importância da determinação para o sucesso de um processo de  redução de custos. Existe uma inter-relação em todas essas opções, o que torna o processo de redução de custos ainda mais desafiante, mas certamente compensador.

 MEDIDAS  PARA REDUÇÃO DE CUSTOS

 Um  programa formal de redução de custos é a ferramenta  clássica usada pelas empresas para obter competitividade em custos. Num programa típico de redução de custos são estabelecidas metas e responsabilidades.

 Mesmo sem  um programa de redução de custos oficialmente estabelecido, as empresas podem obter   resultados expressivos com a adoção de medidas isoladas de redução de custos, como as listadas a seguir.

1. Buscar sugestões dos empregados

 É uma opção barata para redução de custos  e que costuma produzir   resultados excelentes. Os melhores  são obtidos quando os pedidos de sugestões são orientados para objetivos determinados (por exemplo, redução de consumo de água, energia elétrica, material de escritório etc.). Pode ser implantado com ou sem um sistema de premiação para as sugestões acolhidas.

2. Renegociar  contratos

Esta medida baseia-se na utilização do poder de barganha de que dispõe o contratante. Quando bem conduzida, a renegociação de contratos pode trazer significativas reduções de custo.

3. Eliminar o custo financeiro das compras faturadas.

A concessão de prazo de pagamento aos clientes é uma prática universal, mas tem um custo financeiro embutido. Para eliminar esse custo, a organização compradora deve optar pelo pagamento à vista mediante a obtenção de um desconto no preço de compra. A taxa de desconto  deve ser maior do que a taxa de juros das aplicações financeiras de renda fixa da  compradora ou menor do que seu custo médio de captação. 

4. Reduzir  despesas financeiras

 A forma mais eficiente de redução de despesas financeiras é a diminuição do estoque da dívida, o que obviamente só pode ser feito quando há suficiente geração de caixa.  A substituição de dívidas mais caras (geralmente contratadas há mais tempo)  por outras mais baratas é também uma forma de redução das despesas financeiras.

 5. Aumentar o giro dos estoques

Vender mais rápido reduz a necessidade de capital de giro que por sua vez diminui os custos do financiamento do mesmo. Caso a empresa financie o capital de giro com recursos próprios, o aumento do giro dos estoques resultará em maior sobra de recursos financeiros para investimento no mercado financeiro ou na atividade fim. 

6. Mudar o regime de tributação

Quando a empresa pode escolher o regime de tributação, a mudança do mesmo pode trazer economia fiscal. O caso mais comum é quando uma empresa tributada pelo sistema de lucro presumido sofre uma queda acentuada em sua rentabilidade. A troca para o regime de tributação pelo lucro real poderá propiciar  redução do imposto de renda e contribuição social para as empresas e, em alguns casos, também  poderá trazer redução na COFINS e no PIS.  A mudança requer criterioso  planejamento do resultado da empresa no ano para que possa ser estimado o valor da economia fiscal, considerando todos os tributos envolvidos.

7. Comprar com base no  lote econômico de compra 

Os modelos de lote econômico de compra visam determinar a quantidade de compra que conduz ao menor custo total de posse do estoque.  Os modelos incluem variáveis como custo do dinheiro imobilizado em estoques, custo da elaboração de um pedido de compra etc. É um clássico processo de otimização – minimização do custo total de estocagem.

8. Explorar as vantagens dos contratos de compra

Para alguns produtos ou serviços, a chamada compra “spot” – compra avulsa – é antieconômica. Este princípio vale para serviços e produtos e pode ser adicionado  ao modelo do lote econômico de compra.

9. Usar materiais alternativos 

Esta medida é um dos pilares da Análise de Valor,   o método de redução de custos mais aclamado em todo o mundo, há mais setenta anos.  O princípio básico dessa medida é substituir um material em uso por outro de menor custo, mas que desempenhe a mesma função (valor) que o atual.

10. Eliminar desperdícios

Esta é   a mais conhecida medida para redução de custos. Deve ser usada com rigor porque nem sempre os desperdícios são facilmente identificáveis. Alguns desperdícios críticos, como as perdas de material na etapa de corte dos mesmos (chapa, tecido, couro, papel etc.,)  requerem o emprego de software especializado.

11. Aumentar a produtividade dos recursos humanos e físicos 

 O princípio básico dessa medida  é a redução dos custos unitários. Assim, para um mesmo valor de gastos, busca-se obter um maior número de unidades de produtos ou serviços, reduzindo-se, assim, o respectivo custo unitário. Na essência, a medida busca eliminar a ociosidade dos recursos disponíveis.

12. Otimizar a rota de entrega

 Para as organizações que incorrem em custo logístico, a otimização da rota de entrega, quando uma mesma viagem destina-se a atender a várias entregas ou coletas (venda ou compra), gera  redução do custo   de transporte. A filosofia básica  da medida é identificar a rota mais curta que atenda a todos os pontos de entrega ou coleta, o que minimiza  o custo de transporte.

 13. Fazer a  substituição ótima de equipamentos

 As máquinas e equipamentos têm  uma vida econômica que é o número de anos ideal  para que valha a pena mantê-los em operação. Este procedimento significa trocar equipamentos na época certa,  nem muito cedo nem muito tarde. Isto acontece quando o crescente  custo operacional do equipamento (manutenção e outros) se iguala ao custo do capital investido no equipamento.

 14. Implementar  parcerias estratégicas

 Parcerias ou associações estratégicas podem ser adotadas de modo a ganhar escala nas atividades de venda ou compra sem alterar o porte da empresa. O efeito será a redução de custos de compra, publicidade, serviços de apoio, etc.

 15. Terceirizar atividades

 Algumas atividades como transporte, limpeza, cópias, alimentação -  para citar apenas algumas -  podem ter seu custo reduzido caso sejam terceirizadas. Não há regra geral, cada caso requer uma análise específica e acurada.

 16. Mudar a localização da empresa ou unidade operacional

 Custos   logísticos, de  pessoal, tributários e outros podem ser reduzidos com a  mudança da localização da empresa ou de unidades operacionais. Esta é a medida de maior envergadura para redução de custos já que requer rigoroso planejamento e realização de investimentos significativos.

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